Digitalização de Documentos
Já perdeu algumas horas, dias ou até meses procurando algum arquivo ou informação corporativa?
Com a Digitalização de Documentos você pode ganhar tempo, diminuir custos, proporcionar acesso ágil, fácil e seguro à informação! Tenha todos os documentos da sua empresa na palma da mão, em apenas poucos cliques.
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Se a sua empresa perde muito tempo procurando um documento ou informação, saiba que esse cenário ainda é comum nas corporações, mas isto tudo está em transformação. Entenda como o serviço de Digitalização de Documentos ajuda a ganhar tempo e produtividade.
Mas como o serviço de Digitalização de Documentos cumpre com tudo isso?
Isto posto, uma vez que os documentos físicos são convertidos para o formato digital, não há mais a necessidade de manter os papéis armazenados dentro da sua empresa, e, dependendo das características dos documentos, há a possibilidade de eliminá-los permanentemente no formato físico. Portanto, aquela sala ou área utilizada para guarda de arquivos pode, agora, ganhar uma nova utilidade, provavelmente muito mais produtiva.
Agora que já conseguimos liberar uma sala da sua empresa, entenda o tamanho da economia: segundo matéria do G1 em 2017 o preço médio do aluguel comercial em São Paulo é de R$45,03 por metro quadrado. Supondo que os documentos físicos estão armazenados em uma sala de 10M² o custo total por ano é de R$ 5.403,60. É um custo alto para uma produtividade baixa, já que tendo os documentos digitalizados podemos reduzir prazos por conta da facilidade de acesso e localização.
Se você é uma pessoa que armazena os documentos físicos na empresa e acompanha toda a rotina de consulta e utilização desses documentos, você já sabe como é: Burocrático.
Se você não tem colaboradores dedicados exclusivamente a esta tarefa, alguém tem que se afastar dos seus trabalhos de rotina, procurar o documento correto no local de armazenagem, entregar ao responsável e depois devolver ao local de origem. Além do risco de perda e rasura, é um
processo que demanda muito tempo. Tendo os documentos digitalizados, e utilizando um
software de Gestão Eletrônica de Documentos os documentos e as informações ficam disponíveis para múltiplos usuários ao alcance de alguns cliques.
Quais são as etapas da Digitalização de Documentos?
ESTUDO PRÉVIO
Entenda se o investimento em digitalização faz sentido. Procure sempre um especialista honesto, isso irá evitar investimentos desnecessários ou projetos superdimensionados para a sua necessidade.
PREPARAÇÃO
Uma vez definido o escopo, a etapa de preparação é a primeira do processo. Neste momento ocorre a higienização e desmetalização* dos documentos.
*A desmetalização é o processo de retirada de clipes, grampos e vestígios de ferrugem nos documentos.
CAPTURA DAS IMAGENS
Este é o momento em que o arquivo físico se torna digital. Aqui todos os documentos são escaneados por equipamentos profissionais com capacidade de executar uma alta demanda de digitalização como otimização da qualidade das imagens.
INDEXAÇÃO
A indexação é a etapa mais crítica. Trata se do processo de atribuição de índices para localização de documentos e informações. Os índices e metadados individuais atribuídos para cada documento permitem a identificação precisa e completa sobre o conteúdo digitalizado. Utilizando nossas soluções de OCR e ICR é possível rastrear todos os caracteres do texto, inclusive manuscritos, assinaturas, códigos de barras e QR codes. Assim o conteúdo fica facilmente localizável.
CONTROLE DE QUALIDADE
Após todo o serviço de digitalização de documentos e indexação de arquivos, o controle de qualidade é uma etapa humanizada, feita por profissionais que analisam rigorosamente o nível de qualidade das imagens, metadados e índices conforme normas da ABNT. Quando há erros ou desvios de qualidade, todo lote de documentos deve ser refeito até que o resultado do trabalho fique irretocável.
Blockchain: uma camada extra de segurança para os seus arquivos
A Myriad é pioneira e a única empresa do segmento a utilizar a tecnologia Blockchain para registrar e assinar arquivos digitalizados, trazendo a garantia de imutabilidade e eliminando qualquer possibilidade de fraude. A tecnologia disruptiva e descentralizada vem sendo considerada tão inovadora e revolucionária quanto foi a internet.
Por ser baseada em registros distribuídos e compartilhados entre toda a rede de utilizadores, a Blockchain torna seus arquivos seguros e inalteráveis. Hoje não há capacidade computacional no mundo que possa quebrar os níveis de segurança proporcionados por essa tecnologia.
Devo contratar um serviço de digitalização de documentos?
Você precisa digitalizar seus documentos quando:
De mais espaço (lembre-se, papel ocupa muito espaço)
Diminuir custos com o aluguel do local onde as caixas estão armazenadas
Encontrar arquivos e informações com mais facilidade e menos burocracia
Manter funcionários focados apenas em suas tarefas principais
Ter mais segurança e garantia de que seus documentos estão infraudáveis
Reduzir passivos trabalhistas
Se a sua empresa tem pelo menos uma das necessidades acima,
essa é a hora de converter seus documentos físicos para arquivos digitais.
Nós podemos te ajudar!
Clicando no botão abaixo, você preenche o formulário e em breve um de nossos consultores vai entrar em contato para entender sua necessidade e criar a solução ideal para você!
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