Ficar horas procurando por um arquivo, e-mail ou informação importante. Perder registros, comprovantes e até documentos que são vitais para comprovação de algum processo. É possível que você já tenha passado (ou conheça alguém que passou) por esse tipo de situação. Isso acontece por descuidos na Gestão da Informação.

No mundo corporativo a informação tem valor imensurável e, muitas vezes, é o principal ativo de uma companhia, principalmente no ramo de tecnologia e inovação onde documentos representam a posse, origem e desenvolvimento de ideias e projetos que ainda serão lançados.

Gestão da Informação na prática

A gestão da informação consiste não só em armazenar dados, documentos e registros. A gestão da informação tem o objetivo de gerir todo esse conteúdo corporativo (de forma física e digital) com a finalidade de distribuir a informação e restringir acesso.

Como assim, distribui e restringe?

É exatamente isso. Os documentos das empresas têm diferentes níveis de acesso e privacidade, portanto devem ser gerenciados e distribuídos de acordo com as rotinas de tomadas de decisão estratégica.  Fazendo com que cada usuário dessa rede de informação tenha acesso somente ao que é relevante e permitido para o seu uso dentro da corporação.

Por exemplo: O setor jurídico não precisa ter acesso aos documentos que tratam do desenvolvimento de uma nova solução/produto que ainda está em andamento. Assim como as pessoas que trabalham nessa solução não precisam de acesso aos processos que estão sendo executados judicialmente.

                                        Tudo fica seguramente armazenado e estrategicamente distribuído.

E como fazer a gestão da informação?

É claro que a solução mais eficiente, rápida e prática é contratar uma empresa especializada no assunto para cuidar de tudo. Assim você não tem preocupação nenhuma e ainda tem a garantia de excelência na execução.
Se atualmente a sua empresa ainda tem um volume pequeno de informação e você acredita que é possível cuidar de tudo sozinho, então acompanhe algumas dicas de boas práticas que podem ajudar a manter tudo em ordem.

Entenda seu fluxo

A base primordial para gerir as informações produzidas dentro da empresa é entender todo o fluxo de documentação existente. É preciso entender onde os documentos nascem e qual o propósito individual de cada um, seus caminhos dentro da organização e o momento exato em que os documentos podem ser arquivados. Por exemplo, alguns documentos nascem digitalmente e são distribuídos até certo ponto, onde tornam-se físicos e continuam seguindo um fluxo de assinaturas e aprovações até o momento de seu arquivamento.
Entender tudo isso é a base para os passos seguintes.

Organize os documentos

Agora que você já sabe como é o fluxo de documentos e a vida deles dentro dos processos, você já pode identificar também a periodicidade de arquivamento e a frequência de consulta a arquivos antigos. Para que as consultas e arquivamentos funcionem em sincronia e com agilidade é preciso ter todos os documentos organizados.
Defina a hierarquia dos documentos. Separando-os por classes, setores, datas, etc. Quanto mais rica for a indexação dos arquivos, mais fácil será a localização deles mais tarde.

Integre digital e analógico

Assim como já vimos anteriormente, alguns arquivos podem começar a sua existência digitalmente e chegar ao ponto de arquivamento apenas de forma física. Tendo conhecimento do fluxo e todo o arquivamento organizado, é importante também manter cópias digitais existentes criando um sistema digital que seja similar ao físico. Deste modo, além da agilidade dos documentos organizados, você tem a agilidade dos documentos digitalizados. O acesso e consulta à arquivos se torna ainda mais rápido e eficiente.

Você já tem impressora, mas não tem digitalizadora? Uma dica extra aqui: Entenda mais sobre outsourcing de impressão. Assim você tem a sua impressora com produtividade máxima e custos mínimos. Além disso, pode optar por equipamentos que incluem digitalizadoras.

Use a tecnologia ao seu favor

Usar a tecnologia vai além de utilizar as máquinas mais modernas e atualizadas do mercado.  O mais importante são os sistemas de gestão de informação que podem colaborar com a produtividade. Usando o Google Calendar, por exemplo, é possível monitorar os compromissos das equipes e, baseando-se nisso, entender as fases em que se encontram os documentos/informações.  Entre aplicativos gratuitos e pagos, há milhares de opções que otimizam o trabalho em equipe e, automaticamente, facilitam na organização de informações.

Alguns aplicativos que testamos e aprovamos para armazenamento digital: Google Drive (armazenamento em nuvem), Google fotos, ES File explorer.

Entenda a legislação

A gestão da informação já está toda em ordem? Documentos organizados (digital e fisicamente), arquivos catalogados, processos mapeados e tecnologia a favor da empresa?
Então é extremamente importante compreender a legislação e como ela interfere nos seus arquivos. Alguns documentos têm prazos legais para serem guardados e depois disso se tornam desnecessários, ocupando espaços que poderiam ser melhor utilizados.

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