Guarda de Documentos
Você sabe qual é a importância da guarda de documentos dentro de uma empresa?
A guarda de documentos corporativos não se resume em armazenar arquivos. É um processo que passa por algumas etapas até o armazenamento de fato e continua sendo gerenciada mesmo depois dos documentos físicos estarem devidamente arquivados. Saiba como a Myriad pode ajudar você a fazer a gestão das informações estratégicas da sua empresa.
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É comum que muitas empresas tenham os documentos armazenados distribuidamente entre os setores e, muitas vezes, sem nenhum tipo de organização. Também há casos de documentos arquivados sem controle de acesso ou casos em que os documentos ocupam grandes áreas (muitas vezes em endereços nobres) dentro das empresas.
Essas situações podem causar extravios de documentos, prejuízos e uma imensa dificuldade de localização do documento ou da informação quando é realmente necessário. Se você enxerga um cenário semelhante em sua empresa, nas próximas linhas irá descobrir como resolver isso com facilidade.
A guarda de documentos corporativos não se resume apenas em armazenar os arquivos. É um processo que passa por algumas etapas até o armazenamento e continua sendo gerenciada mesmo depois de os documentos físicos estarem devidamente arquivados.
Para que o documento chegue corretamente até as prateleiras, permaneça lá com rastreabilidade e seja facilmente identificado quando houver a necessidade, o processo de guarda de documentos passa por etapas importantes que devem ser conduzidas por especialistas!
PLANEJAMENTO
Como já diziam antigamente, minutos de planejamento poupam dias de retrabalho e com a gestão documental não é diferente. Antes mesmo de coletar os arquivos físicos, é necessário criar um planejamento de Guarda, definindo todos os procedimentos a serem cumpridos desde o momento da coleta até o momento da disponibilização dos arquivos convertidos para o meio digital. A displicência ou a falta de conhecimento técnico para realização dessa etapa por parte das empresas pode resultar em prejuízos e riscos para o negócio.
COLETA
Para executarmos a coleta seguimos estritamente o protocolo de planejamento, definido junto ao contratante considerando o melhor dia, horário e local para a retirada dos documentos físicos. Com a Myriad seus documentos são rastreados desde o primeiro contato com nossa equipe e o controle de coleta e transporte são rigorosamente aderentes às melhores práticas internacionais.
HIGIENIZAÇÃO
Quando os arquivos chegam ao nosso centro de informação, a primeira atividade a ser executada é a higienização e desmetalização dos documentos. Esse processo consiste, basicamente, em remover todos os clipes, grampos e ferrugens para, em seguida, iniciar o processo de remoção das dobras e correção das folhas amassadas. Se você está se perguntando qual a razão de fazermos isso em cada documento, saiba que esses materiais (grampos, clipes, elásticos, plásticos etc) reduzem de forma significativa a vida útil do papel.
ORGANIZAÇÃO E INDEXAÇÃO
A organização e indexação são importantíssimas para o armazenamento, pois fazem parte da etapa em que os documentos (físicos e/ou digitais) ou as caixas de documentos são catalogados e recebem suas identificações para a localização
HÁ, BASICAMENTE
3 POSSIBILIDADES DE
GUARDA EXTERNA
DE DOCUMENTOS:
GUARDA SIMPLES
Quando o cliente já tem os documentos arquivados em caixas com a organização adequada, nós só realizamos a coleta e armazenamos. Geralmente é a opção para quem precisa manter documentos armazenados pelo período correto, mas não costuma consultá-los com frequência.
GUARDA CONTROLADA SIMPLES
Nesta modalidade, a organização dos documentos digitais e físicos, é feita levando em consideração a organização original, feita pelo próprio cliente. É a opção mais indicada para clientes que já tem seus arquivos organizados, mas precisa consultá-los com certa frequência.
GUARDA CONTROLADA ARQUIVÍSTICA
Aqui nós utilizamos todos os conceitos de arquivologia, como planos de classificação e tabela de temporalidade, separando documentos por tipo, classe, assunto, código e período de validade dos documentos. É o modelo mais completo de guarda de documentos.
Quando eu tenho a necessidade de contratar o serviço de Guarda de Documentos?
Armazenamento Inapropriado
Talvez sua empresa até tenha espaço suficiente para armazenar todos os documentos tranquilamente. Mas será que está tudo certo, de acordo com a legislação vigente? Os documentos estão protegidos e livres do risco de incêndio e inundações? De qualquer forma, se há espaço no local você pode nos solicitar uma análise para verificar a possibilidade de adequar o seu local, gerenciar os seus arquivos e armazená-los nas suas próprias dependências! É mais simples, rápido e não custa caro!
Não há espaço na empresa
Bem, neste caso a solução é mais direta. A necessidade de contratar uma empresa de Guarda de Documentos é inegável. Os documentos precisam ser guardados pelo período que a legislação vigente definir, de acordo com suas categorias. E é importante que estejam organizados e com facilidade de acesso. Em casos de necessidades específicas como fiscalizações, não ter os documentos disponíveis tempestivamente pode gerar autuações e multas e, em muitos casos, uma única multa acaba ficando muito mais cara do que o custo de vários anos de armazenagem adequada de documentos.
Espaço Nobre usado para armazenamento
A locação (ou compra) de espaços comerciais em áreas nobres não são baratos. Muitas vezes por urgência ou falta de planejamento, algumas empresas não percebem que estão armazenando documentos em espaços que poderiam estar sendo usados de alguma maneira mais produtiva, voltados para a atividade core da sua empresa, enquanto os documentos poderiam ser armazenados por profissionais e com custo infinitamente menor.
Alto volume de novas informações
Se o seu espaço físico era suficiente para armazenamento até pouco tempo atrás, mas a empresa vem crescendo nos últimos meses, gerando muito mais documentos do que antigamente, então é hora de contratar uma empresa para cuidar da Guarda de Documentos.
Dificuldade ou demora para localização de documentos ou informações importantes
Já pensou em ter qualquer documento físico em suas mãos em até 4 horas ou qualquer documentos digital em poucos segundos em suas mãos? A Myriad é a única empresa do mercado com capacidade de atender solicitações com rapidez de verdade!
A Myriad possui centros de Informação em São Paulo, Alagoas, Ceará, Distrito Federal e Rio de Janeiro. Nossos centros de informação foram construídos sob os mais rigorosos padrões de segurança para armazenagem de documentos nos mais variados formatos físicos e digitais.
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