Organização de Documentos
Autuações e multas por extravio de documentos?
Você sabia que não ter uma boa gestão da informação na sua empresa pode gerar riscos ao seu negócio como um todo?
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Documentos organizados, listados, catalogados e fáceis de encontrar. Muitas vezes só conseguimos perceber o valor disso tudo depois de passar várias horas procurando um arquivo importante.
Além do tempo desperdiçado para encontrar as informações necessárias, há outro problema ainda maior: autuações e multas por extravio de documentos. E, na maioria das vezes, o custo de uma única autuação acaba sendo muito superior ao custo para organizar e arquivar os documentos de maneira segura.
Entenda a importância da Organização de Documentos para a sua empresa
A organização, na prática, é uma tarefa que requer muita atenção, seriedade e conhecimento técnico. Também é extremamente importante entender a legislação que define os prazos para cada tipo de documento. Isso ajuda a otimizar os arquivos e espaço para armazenamento.
Em média, após a execução da organização de documentos, as empresas chegam a reduzir a quantidade de papéis armazenados em até 70%, apenas descartando os arquivos que já tiveram a sua validade vencida.
Com os acervos de uma empresa devidamente organizados, o acesso à informação e a documentos torna-se um processo fácil, simples e seguro.
Criação de catálogo e indexação
A base para a organização de arquivos é o estabelecimento de índices aos documentos. A indexação serve para facilitar toda a identificação de um documento e os seus conteúdos.
Há centenas de metodologias e técnicas específicas de arquivologia que podem ser utilizadas para formatação de catálogo e aplicação de índices corretos aos documentos corporativos.
Além do conhecimento amplo sobre o assunto, é importante que o arquivista conheça os documentos que a empresa tem e os seus formatos para a melhor orientação de indexação dos documentos.
Utilizando a tecnologia ao seu favor
Segundo pesquisa realizada pela extinta Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) nos últimos anos 40% das empresas ainda mantinham documentos armazenados fisicamente sem a organização adequada.
Hoje em dia a tecnologia está cada vez mais acessível. Além da disseminação da informatização e da popularização dos dispositivos móveis e acesso a internet, o custo de implantações tecnológicas relativamente baixo permite grandes ganhos de performance e otimização.
Após a catalogação e indexação dos documentos físicos, fica fácil armazená-los corretamente e, mais fácil ainda, encontrá-los quando houver necessidade.
Já que todos estes arquivos já estão em ordem, a atitude mais inteligente seria transformar a informação importante que está no suporte papel em informação digital.
Imagina que universo maravilhoso: não precisar mais procurar arquivos em caixas, tirar cópias, criar protocolos, enviar folhas e multiplicar eternamente a geração de papel (e custos) para a sua empresa.
Com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, pode-se armazenar todos os arquivos criados pela empresa, gerando um banco de dados extremamente rico em conteúdo e com as tags de indexação que facilitam a procura pela informação exata.
Além dos arquivos perfeitamente organizados, a tecnologia garante que todos os usuários tenham os acessos e restrições de consulta de documentos configurados de maneira perfeita, mantendo o sigilo e distribuição da informação, tudo isso feito com segurança jurídica.
Garantia de imutabilidade
Além de todos os benefícios da organização de documentos de forma física e digital, a Myriad ainda é a primeira e única empresa que oferece uma solução baseada em Blockchain.
Esta oferta garante que todos os documentos registrados na rede Blockchain estejam seguros e infraudáveis, certificando a imutabilidade da informação ao longo dos anos.
Finalizando a compreensão
Se você já teve algum problema causado por arquivos mal organizados, fica fácil e clara a compreensão da necessidade de atenção especial para toda a documentação corporativa.
Nós podemos te ajudar!
Você precisa otimizar a sua guarda de documentos mas ainda não tem nem ideia por onde começar?
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